WordPress Webseiten: Zugang und Zuständigkeiten

Viele Fachschaften, Referate und andere Organisationen der VS betreiben eigene Webseiten mit WordPress.

Die laufende Verwaltung der Webseite und der WordPress-Benutzerkonten liegt grundsätzlich bei der jeweiligen Organisation. Dazu gehört insbesondere, selbst festzulegen, wer Zugriff auf die Webseite benötigt und welche Berechtigungen diese Person erhalten soll.

Wer verwaltet die WordPress-Webseite?

Die jeweilige Fachschaft, das Referat oder die sonstige Organisation verwaltet ihre WordPress-Webseite grundsätzlich selbst.

Innerhalb der Organisation sollte daher mindestens eine Person über ausreichende Berechtigungen verfügen, um:

• neue Benutzerkonten anzulegen,
• bestehende Benutzerkonten zu verwalten,
• Rollen und Berechtigungen zu ändern,
• ehemalige Mitglieder zu entfernen,
• WordPress, Plugins und Themes zu aktualisieren und
• die notwendigen Einstellungen der Webseite zu verwalten.

Die VS-IT verwaltet die Benutzerkonten der einzelnen WordPress-Webseiten nicht zentral.

WordPress erklärt die Benutzerverwaltung ausführlich in der offiziellen Dokumentation:

WordPress-Hilfe: Benutzer verwalten

Wie bekommt eine neue Person Zugriff?

Wenn innerhalb deiner Organisation bereits jemand Administratorzugriff besitzt, kann diese Person den neuen Zugang direkt in WordPress einrichten.

Gehe dazu im WordPress-Administrationsbereich zu:

Benutzer → Neu hinzufügen

Dort kannst du einen eigenen Benutzer für die neue Person anlegen und direkt die passende Rolle auswählen.

Eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier:

WordPress-Hilfe: Neuen Benutzer hinzufügen

Neue Personen sollten grundsätzlich eigene Benutzerkonten erhalten. Persönliche WordPress-Konten sollten nicht zwischen verschiedenen Personen weitergegeben werden.

Welche Rolle sollte eine Person erhalten?

Nicht jede Person benötigt Administratorrechte.

WordPress verwendet verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen. Dazu gehören unter anderem:

• Administrator
• Redakteur
• Autor
• Mitarbeiter
• Abonnent

Welche Rechte mit den einzelnen Rollen verbunden sind, erklärt WordPress hier:

WordPress-Hilfe: Rollen und Berechtigungen

Für Personen, die beispielsweise nur Seiten oder Beiträge bearbeiten sollen, reicht normalerweise eine eingeschränkte Rolle aus.

Wer sollte Administrator sein?

Die Rolle Administrator besitzt sehr weitreichende Rechte.

Administratoren können unter anderem:

• andere Benutzerkonten verwalten,
• Rollen ändern,
• Plugins installieren und entfernen,
• Themes verwalten,
• WordPress aktualisieren und
• grundlegende Einstellungen der Webseite verändern.

Administratorrechte sollten deshalb nur Personen erhalten, die diese Rechte tatsächlich benötigen.

Die Anzahl der Administratorkonten sollte möglichst überschaubar bleiben.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Rechten findest du ebenfalls hier:

WordPress-Hilfe: Rollen und Berechtigungen

Wie entferne ich ehemalige Mitglieder?

Unter

Benutzer → Alle Benutzer

können Benutzerkonten bearbeitet, Rollen geändert oder nicht mehr benötigte Konten gelöscht werden.

WordPress beschreibt diese Funktionen hier:

WordPress-Hilfe: Benutzer bearbeiten und löschen

Bitte achte beim Löschen darauf, ob die betreffende Person bereits Beiträge oder Seiten erstellt hat. WordPress kann beim Löschen eines Benutzerkontos fragen, ob dessen Inhalte ebenfalls gelöscht oder einem anderen Benutzer zugeordnet werden sollen.

In der Regel sollten bestehende Inhalte einer weiterhin aktiven Person zugeordnet und nicht versehentlich gelöscht werden.

Was passiert bei einem Vorstands- oder Amtswechsel?

Der Zugang zur Webseite sollte Bestandteil jeder ordentlichen Übergabe sein.

Vor einem personellen Wechsel sollte insbesondere geprüft werden:

• Wer besitzt aktuell Administratorrechte?
• Haben die Nachfolgerinnen und Nachfolger bereits eigene Benutzerkonten?
• Verfügt mindestens eine weiterhin aktive Person über Administratorrechte?
• Welche ehemaligen Mitglieder besitzen noch Zugriff?
• Werden deren Zugänge noch benötigt?
• Sind die Zuständigkeiten für die Webseite eindeutig geklärt?

Neue Verantwortliche sollten möglichst vor dem Ausscheiden der bisherigen Administratorinnen und Administratoren eingerichtet werden.

Personen, die keinen Zugriff mehr benötigen, sollten anschließend entfernt oder auf eine geeignete Rolle mit weniger Berechtigungen zurückgestuft werden.

Für die Verwaltung bestehender Benutzer:

WordPress-Hilfe: Benutzer verwalten

Für die Vergabe der richtigen Rollen:

WordPress-Hilfe: Rollen und Berechtigungen

Passwort vergessen?

Wenn eine Person ihr WordPress-Passwort vergessen hat, sollte zunächst die normale Funktion „Passwort vergessen?“ auf der WordPress-Anmeldeseite verwendet werden.

WordPress erklärt die verschiedenen Möglichkeiten zum Zurücksetzen eines Passworts hier:

WordPress-Hilfe: Passwort zurücksetzen

Wenn das Zurücksetzen funktioniert, ist normalerweise keine Unterstützung durch die VS-IT erforderlich.

Die VS-IT hat nicht automatisch Administratorzugriff

Auch wenn eure Webseite über die Infrastruktur des AStA beziehungsweise der VS gehostet wird, besitzt die VS-IT nicht automatisch einen WordPress-Administratorzugang.

Viele WordPress-Installationen werden vollständig von der jeweiligen Fachschaft, dem Referat oder der jeweiligen Organisation verwaltet.

Wenn innerhalb eurer Organisation noch ein funktionierender Administratorzugang vorhanden ist, solltet ihr die Benutzerverwaltung deshalb selbst durchführen. Dies ist normalerweise wesentlich schneller und unkomplizierter.

Niemand hat mehr Administratorzugriff

Falls tatsächlich niemand innerhalb eurer Organisation mehr Administratorzugriff besitzt und auch das Zurücksetzen des Passworts nicht hilft, könnt ihr euch an den IT-Support der VS wenden:

it-support [ÄT] vs-team [PUNKT] org

Bitte prüft vorher insbesondere:

1. Gibt es noch eine andere Person mit Administratorrechten?
2. Funktioniert der normale Passwort-Reset?
3. Haben ehemalige Verantwortliche möglicherweise noch einen Zugang?

Zum Passwort-Reset:

WordPress-Hilfe: Passwort zurücksetzen

Wenn kein Zugriff mehr möglich ist, prüfen wir, ob wir technisch einen neuen Administratorzugang einrichten können.

Da die VS-IT nicht bei jeder WordPress-Installation bereits über einen eigenen Administratorzugang verfügt, kann dies zusätzlichen Aufwand verursachen.

WordPress aktuell halten

Die jeweilige Organisation ist auch dafür verantwortlich, WordPress selbst sowie installierte Plugins und Themes aktuell zu halten.

WordPress aktualisieren

WordPress sollte regelmäßig auf die aktuelle Version aktualisiert werden.

Die offizielle Anleitung findest du hier:

WordPress-Hilfe: WordPress aktualisieren

WordPress empfiehlt vor Updates außerdem ein Backup der Webseite.

Plugins verwalten und aktualisieren

Installierte Plugins sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Eine ausführliche Anleitung zu Installation, Aktivierung, Updates und Fehlerbehebung findest du hier:

WordPress-Hilfe: Plugins verwalten

Themes verwalten

Auch das verwendete WordPress-Theme sollte aktuell gehalten werden.

Weitere Informationen zu Themes findest du hier:

WordPress-Hilfe: Themes verwenden und verwalten

Support nur für von der VS gehostete Webseiten

Die VS-IT kann technischen Support nur für WordPress-Webseiten anbieten, die über die Infrastruktur des AStA beziehungsweise der VS gehostet werden.

Wenn eure Webseite bei einem externen Hosting-Anbieter oder auf einer eigenen Infrastruktur betrieben wird, können wir leider keinen technischen Support oder eine Wiederherstellung von Administratorzugängen übernehmen.

In diesem Fall wendet euch bitte an euren Hosting-Anbieter beziehungsweise die für den Server zuständige Person.

Was sollte eine Supportanfrage enthalten?

Falls ihr Unterstützung durch die VS-IT benötigt, sendet bitte möglichst direkt folgende Informationen mit:

• die Adresse der betroffenen Webseite,
• den Namen eurer Fachschaft, eures Referats oder eurer Organisation,
• eine genaue Beschreibung des Problems,
• ob noch jemand Zugriff auf den WordPress-Administrationsbereich hat,
• ob noch ein Benutzerkonto mit Administratorrechten vorhanden ist,
• welche Person künftig Administratorzugriff benötigt,
• die vollständige Fehlermeldung und
• nach Möglichkeit Bildschirmfotos.

Bitte sendet uns niemals Passwörter per E-Mail.

Weitere Hilfe bei WordPress-Problemen

Wenn ihr zwar noch Zugriff auf WordPress habt, aber beispielsweise Probleme mit Plugins, Themes, Updates oder Fehlermeldungen habt, verwendet bitte zusätzlich unseren Hilfeartikel:

Hilfe bei WordPress-Webseiten

Dort findet ihr weitere Schritte zur allgemeinen Fehlerbehebung.

Wichtig: Verantwortung für die eigene Webseite

Die jeweilige Fachschaft, das Referat oder die sonstige Organisation ist selbst dafür verantwortlich,

• Benutzerkonten und Berechtigungen aktuell zu halten,
• ehemalige Mitglieder zu entfernen,
• neue Verantwortliche rechtzeitig einzurichten,
• eine ordnungsgemäße Übergabe sicherzustellen,
• WordPress aktuell zu halten,
• Plugins aktuell zu halten und
• Themes aktuell zu halten.

Die VS-IT unterstützt bei technischen Problemen mit von der VS gehosteten Webseiten. Die laufende Benutzer-, Inhalts- und WordPress-Verwaltung bleibt Aufgabe der jeweiligen Organisation.