Zugang und Nutzung der VS-E-Mail-Konten
Was sind VS-E-Mail-Konten?
Für die offizielle Kommunikation stellt die VS eigene E-Mail-Konten und E-Mail-Adressen bereit.
Diese Konten werden insbesondere für Fachschaften und Referate eingerichtet. Darüber können offizielle E-Mails empfangen und versendet werden, ohne private E-Mail-Konten verwenden zu müssen.
Datenschutz: Welche E-Mail-Konten darf ich verwenden?
Für die Arbeit innerhalb der VS dürfen ausschließlich
- die dafür vorgesehenen VS-E-Mail-Konten oder
- die E-Mail-Konten der Universität Mannheim
verwendet werden.
Private E-Mail-Konten dürfen für die offizielle VS-Arbeit nicht verwendet werden. Dies betrifft insbesondere private Konten bei Anbietern wie Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de oder vergleichbaren Diensten.
Die Nutzung solcher privaten Konten ist für die offizielle VS-Kommunikation nicht datenschutzkonform. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn E-Mails personenbezogene, interne oder vertrauliche Informationen enthalten.
Bitte leite entsprechende E-Mails daher auch nicht auf private E-Mail-Adressen weiter und verwende private Konten nicht als dauerhafte Ablage für VS-Kommunikation.
Warum gibt es funktionsbezogene VS-E-Mail-Konten?
Die VS-E-Mail-Konten sind bewusst an Fachschaften, Referate oder Funktionen und nicht an einzelne Personen gebunden.
Dadurch soll sichergestellt werden, dass wichtige Kommunikation auch bei einem personellen Wechsel erhalten bleibt.
Insbesondere der bisherige E-Mail-Verlauf kann für Nachfolgerinnen und Nachfolger sehr hilfreich sein. Sie können dadurch nachvollziehen,
- welche Themen bereits bearbeitet wurden,
- mit welchen Personen oder Stellen bereits Kontakt bestand,
- welche Entscheidungen getroffen wurden und
- welche Vorgänge möglicherweise noch offen sind.
Die Konten dienen damit nicht nur der aktuellen Kommunikation, sondern auch der Wissensweitergabe zwischen verschiedenen Amtszeiten.
Bitte lösche deshalb bei einer Übergabe nicht pauschal den bisherigen E-Mail-Verlauf. Relevante dienstliche Kommunikation sollte für Nachfolgerinnen und Nachfolger erhalten bleiben, soweit keine rechtlichen oder datenschutzrechtlichen Gründe dagegensprechen.
Wer erhält ein VS-E-Mail-Konto?
Eigene E-Mail-Konten werden grundsätzlich für
- Fachschaften und
- Referate
bereitgestellt.
Für einzelne Personen werden in der Regel keine persönlichen VS-E-Mail-Konten eingerichtet. Die Konten sind bewusst an die jeweilige Organisation oder Funktion gebunden und können dadurch auch nach einem personellen Wechsel weiterverwendet werden.
Wenn du der Meinung bist, dass für deine Tätigkeit ein zusätzliches E-Mail-Konto notwendig ist, wende dich bitte an den IT-Support der VS:
it-support [ÄT] vs-team [PUNKT] org
Wir prüfen dann gemeinsam, ob ein eigenes Konto erforderlich ist.
Wie greife ich über den Browser auf mein E-Mail-Konto zu?
Über den Webmailer kannst du direkt im Browser auf dein VS-E-Mail-Konto zugreifen:
https://asta-uni-mannheim-de.netcup-mail.de/SOGo/
Dort kannst du dich mit den Zugangsdaten des jeweiligen E-Mail-Kontos anmelden sowie E-Mails lesen, schreiben und verwalten.
VS-E-Mail-Konto in einem E-Mail-Programm einrichten
Du kannst dein VS-E-Mail-Konto auch in einem E-Mail-Programm wie beispielsweise Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail oder der Mail-App deines Smartphones einrichten.
Verwende dafür folgende Einstellungen:
Zugangsdaten
Benutzername:
Deine vollständige E-Mail-Adresse
Passwort:
Das Passwort deines E-Mail-Kontos. Dieses ist nur dir bekannt.
Posteingang über IMAP
IMAP-Server:
[DOMAIN der E-Mail-Adresse].netcup-mail.de
Für eine E-Mail-Adresse mit der Domain asta-uni-mannheim.de lautet der Server beispielsweise:
asta-uni-mannheim-de.netcup-mail.de
Sicherheit:
STARTTLS
Port:
143
Postausgang über SMTP
SMTP-Server:
[DOMAIN der E-Mail-Adresse].netcup-mail.de
Für eine E-Mail-Adresse mit der Domain asta-uni-mannheim.de lautet der Server beispielsweise:
asta-uni-mannheim-de.netcup-mail.de
Sicherheit:
STARTTLS
Port:
587
Für den SMTP-Server ist ebenfalls eine Anmeldung mit deiner vollständigen E-Mail-Adresse und deinem Passwort erforderlich.
Wenn dein E-Mail-Programm verschiedene Authentifizierungsmethoden anbietet, sollte grundsätzlich die normale Passwortauthentifizierung verwendet werden.
Welches Konto soll ich für meine Arbeit verwenden?
Wenn du beispielsweise in einem AStA-Referat tätig bist, solltest du für die Kommunikation im Rahmen deiner Referatsarbeit die entsprechende Referatsadresse verwenden.
Das hat mehrere Vorteile:
- Die Kommunikation bleibt klar der jeweiligen Funktion oder Organisation zugeordnet.
- Nachfolgerinnen und Nachfolger können relevante frühere Kommunikation nachvollziehen.
- Wichtige E-Mails bleiben auch nach einem personellen Wechsel verfügbar.
- Offizielle Korrespondenz liegt nicht in privaten Postfächern einzelner Personen.
- Die Kommunikation erfolgt über die dafür vorgesehene Infrastruktur der VS beziehungsweise der Universität.
Wenn für einen Vorgang kein passendes VS-E-Mail-Konto vorhanden ist, kann alternativ deine Universitäts-E-Mail-Adresse verwendet werden. Ein privates E-Mail-Konto darf hingegen nicht für offizielle VS-Kommunikation genutzt werden.
Wechsel innerhalb eines Referats oder einer Fachschaft
Da die E-Mail-Konten an die jeweilige Fachschaft oder das Referat und nicht an einzelne Personen gebunden sind, sollten sie bei einem personellen Wechsel ordnungsgemäß an die Nachfolgerinnen und Nachfolger übergeben werden.
Dabei sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass
- relevante E-Mails und Ordner erhalten bleiben,
- offene Vorgänge nachvollziehbar sind,
- Nachfolgerinnen und Nachfolger Zugriff auf den bisherigen E-Mail-Verlauf erhalten und
- ehemalige Mitglieder keinen Zugriff mehr haben, sobald sie diesen nicht mehr benötigen.
So geht bei einem Amtswechsel möglichst wenig Wissen verloren und die Nachfolgerinnen und Nachfolger können schneller in ihre Aufgaben einsteigen.
Falls bei einer Übergabe Zugangsdaten fehlen oder niemand mehr Zugriff auf das Konto hat, wende dich bitte an den IT-Support der VS:
it-support [ÄT] vs-team [PUNKT] org
Probleme mit dem E-Mail-Konto?
Wenn du dich nicht anmelden kannst, Zugangsdaten fehlen, die Einrichtung in deinem E-Mail-Programm nicht funktioniert oder andere technische Probleme auftreten, wende dich bitte an den IT-Support der VS:
it-support [ÄT] vs-team [PUNKT] org